受注管理ソフト導入前にやること｜7日間の作業時間記録シートと判断手順

「注文が増えて忙しい。そろそろ受注管理ソフトを入れるべき？」と感じたら、先にどの作業に時間がかかっているかを確かめてみましょう。

同じ「受注作業」でも、負担の原因が注文の転記なのか、在庫確認なのか、返品などの例外対応なのかで、必要な機能が変わります。この記事では、7日間の記録シートを使って現状を整理し、導入候補に聞くことを決めるまでの手順を紹介します。7日間の記録だけで削減効果が確定するわけではありません。

まずは7日間、作業を分けて記録する

対象の店舗と販売先、記録する期間、担当者を決めます。毎日、次の項目に使った時間を分単位で記録してください。

• 注文の確認・転記
• 在庫の確認・更新
• 送り状の準備
• 発送通知
• 修正・やり直し
• 問い合わせや返品など、その他の作業

あわせて、その日に対応した注文数も書きます。作業がなかった日は「0分」、記録し忘れた日は「未記録」と書き分けましょう。顧客名・住所・電話番号・注文番号などは、この集計に不要です。

複数人で同じ注文を処理した日は、各人が実際に作業した時間を合計します。待ち時間を作業時間へ混ぜたり、同じ作業を二重に記録したりしないようにします。

コピーして使える1日分の記録欄

日付：
対応した注文数：
注文確認・転記：　分
在庫確認・更新：　分
送り状の準備：　分
発送通知：　分
修正・やり直し：　分
その他：　分（内容：　　　）
合計作業時間：　分
普段と違ったこと：

この欄を7日分コピーして使ってください。セール、欠品、返品の集中、人員不足などがあった日は「普段と違ったこと」に残します。忙しかった1週間をそのまま月平均とみなさないためです。

7日分を集計したら、時間がかかる作業を一つ選ぶ

各項目を合計し、最も時間がかかった作業を一つ選びます。その作業について、次の順番で確認します。

1. 何が起点か。 例：販売先の注文画面から送り状画面へ同じ情報を入力している。
2. ソフトなしで減らせるか。 例：入力項目をそろえる、確認順を固定する、チェック表を使う。
3. 候補ソフトの対象機能か。 連携できる販売先、配送会社、在庫更新の方法などを確認する。
4. 人の確認を残すか。 住所の例外、配送希望、キャンセル判断などを区別する。

「受注管理ソフト」という名前だけで、店舗のすべての作業に対応すると判断しないことが大切です。サービスごとの連携対象と機能は、申し込む前に公式情報と試用画面で確かめてください。

7日間の記録で「注文確認・転記」や「発送通知」に時間がかかると分かったら、カラーミーとmakeshopで同じ注文を処理する手順を比べて、試用中にその作業がどこまで減るか確認してください。

費用と時間は、同じ条件で比べる

作業時間の短縮を金額に置き換えるなら、まず実際に短縮できた時間を測ります。

月の時間価値＝実測した月間削減時間（分）÷60×自分で設定した時間単価（円）

たとえば、月300分の短縮、時間単価1,500円という仮定なら、時間価値は7,500円です。ソフトの追加費用が月5,000円なら、差は2,500円。ただし、これは計算例であり、現金収入や利益が2,500円増えると約束するものではありません。

初期設定、使い方を覚える時間、毎月の確認作業、初期費用も加えます。7日間の記録だけでは月間削減時間は分からないため、実際の試用期間に同じ項目をもう一度測って比較してください。

ショップ自体の料金プランも見直す場合は、ECサイトの費用比較と選び方で、月額以外の費用項目も整理できます。ショップの基本料金と追加ソフトの費用を二重に数えないようにしましょう。ショップ作成サービスの試用も比べるなら、無料体験で確認する7項目を同じ条件で記録できます。

カラーミーショップとmakeshopを候補にするなら、同じ売上条件で比べた料金試算も参照できます。決済手数料の適用条件と初期費用を分けて確認し、実際の請求額は各社の公式条件で確かめてください。

導入を見送る判断も残す

手順の整理だけで負担が減ったなら、その時点ではソフトを増やさない選択もあります。転記などの定型作業が残った場合は、その作業に対応する候補の機能・料金・解約条件を確認します。例外処理が中心なら、どこまで自動化し、どこを人が確認するかを先に決めます。

まずは「何に何分かかっているか」を7日間記録するところから始めてください。導入前と試用中の両方で同じ作業を測れれば、宣伝文句ではなく自店の数字で判断できます。

参考

• Shopify Japan：受注管理とは — 受注から出荷までの業務範囲と、平均処理時間などの確認項目。
• Shopify Japan：EC業務効率化の完全ガイド — 改善前の値を測る考え方。

この記事の記録欄と計算例はEC運営大学で作成したもので、実在店舗での削減実績ではありません。